| Державна реєстрацiйна служба звертає увагу структурних пiдроздiлiв Головних управлiнь юстицiї в областях та м. Києвi, що реалiзують повноваження Укрдержреєстру у сферi державної реєстрацiї речових прав на нерухоме майно на необхiдностi вжиття дiєвих заходiв, спрямованих на скорочення часу та спрощення процедури прийому документiв, що подаються для державної реєстрацiї прав та їх обтяжень, та забезпечення дотримання законодавства при прийняттi рiшень за результатами розгляду заяв у сферi державної реєстрацiї прав.
1. Згiдно зi статтею 16 Закону України «Про державну реєстрацiю речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далi — Закон), пункту 13 Порядку державної реєстрацiї прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 17 жовтня 2013 року № 868 (далi — Порядок), державнi реєстратори разом з оригiналами документiв, що подаються разом з заявами у сферi державної реєстрацiї прав, приймають копiї необхiдних документiв, засвiдченi в установленому порядку, якi в подальшому долучаються до матерiалiв реєстрацiйних чи облiкових справ.
Вважаємо за доцiльне нагадати, що Державною реєстрацiйною службою роз’яснено, що для цiлей проведення державної реєстрацiї прав засвiдченими в установленому порядку вважаються як нотарiально засвiдченi копiї документiв, так i копiї документiв, що засвiдчує безпосередньо заявник.
Вкотре наголошуємо, що вимагати подання заявником засвiдчених нотарiально копiй документiв державним реєстраторам забороняється.
При самостiйному засвiдченнi заявником копiй документiв, що безпосередньо його стосуються, заявник має проставити вiдмiтку про те, що така копiя вiдповiдає оригiналу документу, свiй особистий пiдпис, iнiцiали та прiзвище, а також дату засвiдчення копiї.
При цьому, якщо копiї документiв, що подаються для проведення державної реєстрацiї прав, викладенi на двох i бiльше аркушах, прошитi (чим забезпечується цiлiснiсть поданого документа), заявник може засвiдчити лише титульний аркуш такої копiї. У разi, якщо на одному аркушi розмiщенi фотокопiї кiлькох документiв, рекомендується проставлення одного напису, яким засвiдчуються вiдповiднiсть оригiналам всiх копiй документiв, розмiщених на ньому.
Державнi реєстратори зобов’язанi надавати заявникам необхiдну роз’яснювальну, iнформацiйну та консультативну допомогу з цих питань.
2. Аналiз скарг громадян та юридичних осiб, що надходять до Укрдержреєстру, свiдчить про необхiднiсть придiлити увагу питанню подання до органiв державної реєстрацiї прав документiв, виданих судами, органами державної виконавчої влади та органами мiсцевого самоврядування, з огляду на те, що заiнтересованiй особi видаються не оригiнали вказаних документiв, а їх копiї, засвiдченi в установленому порядку.
У свою чергу, згiдно зпунктом 3.16 ДСТУ 2732:2004 «Дiловодство й архiвна справа. Термiни та визначення понять», затвердженого наказом Державного комiтету України з питань технiчного регулювання та споживчої полiтики вiд 28 травня 2004 року № 97, засвiдчена копiя, що мiстить реквiзити, в окремих випадках має юридичну силу оригiналу.
Так, вiдповiдно до пункту 2.6.10. Інструкцiї з дiловодства в господарських судах України, затвердженої наказом Державної судової адмiнiстрацiї вiд 20 лютого 2013 року № 28 (далi —Інструкцiя), оригiнал судового рiшення залишається в матерiалах справи.
Учасникам судового процесу видаються копiї судових рiшень, засвiдчених вiдмiткою «Згiдно з оригiналом». Зазначається назва посади, особистий пiдпис вiдповiдальної особи, яка засвiдчує примiрник, її iнiцiали, прiзвище, дата засвiдчення копiї. Копiя судового рiшення скрiплюється вiдповiдною (не гербовою) печаткою суду так, щоб вiдбиток печатки охоплював останнi кiлька лiтер назви посади вiдповiдальної особи, що засвiдчує документ (пункт 2.6.11 Інструкцiї ).
Якщо копiя складається з кiлькох аркушiв, її потрiбно прошити.
Тобто, для проведення державної реєстрацiї прав заiнтересована особа подає органу державної реєстрацiї прав належним чином засвiдчену копiю судового рiшення.
Аналогiчна ситуацiя виникає пiд час проведення державної реєстрацiї прав на пiдставi рiшення органу виконавчої влади або органу мiсцевого самоврядування щодо об’єкта нерухомого майна.
Вiдповiдно до частини одинадцятої статтi 58 Закону України «Про мiсцеве самоврядування в Українi» на вимогу громадян їм може бути видана копiя вiдповiдних актiв органiв та посадових осiб мiсцевого самоврядування.
За загальним правилом, вiзується та пiдписується лише оригiнал рiшення органу виконавчої влади або органу мiсцевого самоврядування, який зберiгається у органi, що прийняв вiдповiдне рiшення.
Копiя рiшення пiдписується вiдповiдальною особою, iз зазначенням її iнiцiалiв, прiзвища та дати засвiдчення копiї та засвiдчується вiдповiдною печаткою.
Тому, для проведення державної реєстрацiї прав заявник подає органу державної реєстрацiї прав належним чином засвiдчену копiю рiшення органу виконавчої влади або органу мiсцевого самоврядування.
3. У зв’язку з надходженням повiдомлень про факти перевищення повноважень державних реєстраторiв, пов’язаних iз запитуванням iнформацiї вiд органiв, що проводили державну реєстрацiю до 1 сiчня 2013 року, звертаємо увагу на наступне.
Пунктом 8-1 частини другої статтi 9 Закону державним реєстраторам пiд час проведення державної реєстрацiї прав, якi виникли та зареєстрованi в установленому порядку до 1 сiчня 2013 року, надано право запитувати вiд органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ та органiзацiй, якi вiдповiдно до чинного на момент реєстрацiї законодавства проводили таку реєстрацiю, iнформацiю (довiдки, копiї документiв тощо), необхiдну для реєстрацiї прав та їх обтяжень, якщо такi документи не були поданi заявником або якщо документи, поданi заявником, не мiстять передбачених цим Законом вiдомостей про правонабувача або про нерухоме майно.
Органи виконавчої влади, органи мiсцевого самоврядування, пiдприємства, установи та органiзацiї, до яких надiйшов запит, зобов’язанi безоплатно в установленому законодавством порядку протягом трьох робочих днiв надати державному реєстратору вiдповiдну iнформацiю, зокрема щодо зареєстрованих речових прав на нерухоме майно, у тому числi земельнi дiлянки;
Наголошуємо, що державний реєстратор запитує таку iнформацiю вiд органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ та органiзацiй, якi вiдповiдно до чинного на момент реєстрацiї законодавства проводили таку реєстрацiю, iнформацiю (довiдки, копiї документiв тощо), необхiдну для реєстрацiї прав та їх обтяжень, у разi, якщо ним вичерпано можливостi одержання вiдомостей, необхiдних для проведення державної реєстрацiї прав, зокрема iз документiв, поданих заявником, за результатами пошуку iнформацiї в iнформацiйних системах, що дiяли до 1 сiчня 2013 року, тощо.
4. Також звертаємо увагу на необхiдностi забезпечення повноти, об’єктивностi та обґрунтованостi рiшень про вiдмову у державнiй реєстрацiї прав та їх обтяжень, що приймаються державними реєстраторами прав на нерухоме майно та неухильне виконання наказу Мiнiстерства юстицiї вiд 05 серпня 2013 року № 1609/5, зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 06 серпня 2013 року за № 1337/23869, щодо обов’язкового зазначення в рiшеннях про вiдмову в державнiй реєстрацiї прав, вичерпного перелiку обставин, що стали причиною такої вiдмови.
Так, частиною другою статтi 24 Закону України «Про державну реєстрацiю речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» передбачено, що державний реєстратор приймає рiшення про вiдмову у державнiй реєстрацiї прав за наявностi вiдповiдних пiдстав.
Разом з цим, як показує практика, державними реєстраторами при винесеннi рiшень про вiдмову у державнiй реєстрацiї прав та їх обтяжень не завжди вказується вичерпний перелiк пiдстав прийняття рiшення вiдповiдно до статтi 24 Закону України «Про державну реєстрацiю речових прав на нерухоме майно».
Мають мiсце й випадки, коли в якостi пiдстави вiдмови в державнiй реєстрацiї прав державний реєстратор зазначає лише пункт 4 частини першої статтi 24 Закону, не пояснюючи при цьому, в чому саме полягає невiдповiднiсть поданих документiв вимогам законодавства чи неможливiсть встановити вiдповiднiсть заявлених прав документам, що їх посвiдчують.
Зазначене призводить до неоднозначного розумiння рiшення, ускладнює оскарження його в судовому порядку та є грубим порушенням вимог законодавства.
Крiм того, якщо в ходi аналiзу документiв, поданих для проведення державної реєстрацiї прав, державним реєстратором виявлено кiлька пiдстав для вiдмови у державнiй реєстрацiї прав або зупинення розгляду заяви, у вiдповiдному рiшеннi необхiдно вказувати одразу всi виявленi пiдстави, iз посиланням на норми чинного законодавства.
Прошу довести зазначене до вiдома та врахування в роботi органiв державної реєстрацiї прав, нотарiусiв як спецiальних суб’єктiв, на яких покладаються функцiї державного реєстратора прав на нерухоме майно.
Голова
Ганна Онищенко
|